In winter, the city might be at its prettiest! Enjoy the beautifully illuminated city and use our lamps to brighten your Polaroids.

TERMS AND CONDITIONS - URBAN KLIK

We’ve just rewritten our entire Terms together with a legal expert to make them as easy to read as possible, without unnecessary legal jargon. Because that’s how we work: informal, personal, and transparent. However, the full English version isn’t available yet, so you’ll find the Dutch version below. We hope you or someone in your group can read Dutch, but if not, and you have questions about any part, please contact us — we’ll be happy to help.

Versie 3 – deze algemene voorwaarden treden in werking op 9 september 2025

Inhoudsopgave


  • 1. Definities
  • 2. Algemeen
  • 3. Totstandkoming van de boeking, deelnemers & deelname
  • 4. Aansprakelijkheid en verjaring
  • 5. Spelmateriaal en gebruik
  • 6. Prijzen en betaling
  • 7. Annulering
  • 8. Wijziging
  • 9. Overmacht
  • 10. Privacy
  • 11. Klachtenprocedure
  • 12. Toepasselijk recht en geschillen
  • 13. Wijziging van de algemene voorwaarden

1. Definities


  • wij/ons: De gebruiker van deze algemene voorwaarden: Urban Klik gevestigd aan Hooghiemstraplein 145 te Utrecht (let op: dit adres is ons vestigingsadres en niet het startpunt van de activiteit), ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder KvK-nummer KvK-nummer 77427238 en met het btw-nummer NL003192736B50.
  • jij/jou: Degene die een boeking plaatst bij ons. Jij kan een particulier, bedrijf of (overheids)instantie zijn.
  • deelnemers: Alle personen die meedoen aan de activiteit, namens wie jij boekt. Indien jij deelneemt aan de activiteit, dan ben jij tevens “deelnemer” in de zin van deze algemene voorwaarden.
  • activiteit: De door ons georganiseerde groepsactiviteit in de stad.
  • schriftelijk: Per e-mail, Whatsapp of via andere digitale communicatie.
  • boeking: De overeenkomst tussen jou en ons voor het deelnemen aan de activiteit.
  • website: De website https://urbanklik.com/ die door ons wordt beheerd.

2. Algemeen


  • Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle boekingen, op al onze offertes en op de deelname aan de activiteit.
  • Jij gaat akkoord met deze algemene voorwaarden namens alle deelnemers die deelnemen aan de activiteit die jij hebt geboekt.
  • Afwijkingen op deze algemene voorwaarden zijn alleen geldig als ze schriftelijk en wederzijds zijn overeengekomen.
  • Andere (inkoop)voorwaarden, van jou of derden, zijn niet van toepassing.
  • Indien, onverhoopt, een bepaling in deze algemene voorwaarden niet geldig is, dan zullen wij deze bepaling vervangen voor een afspraak die wel geldig is.

3. Totstandkoming van de boeking, deelnemers & deelname


  • De boeking komt tot stand op het moment dat jij succesvol het boekingsproces via de website hebt doorlopen. Indien jij een zakelijke afnemer bent, dan kan tevens de boeking via de website tot stand komen of de boeking komt tot stand op het moment dat jij akkoord bent gegaan met onze offerte.
  • Jij kan enkel een boeking plaatsen, via de website of door accordering van de offerte, nadat jij akkoord bent gegaan met deze algemene voorwaarden.
  • Nadat de boeking via de website of door accordering van de offerte tot stand is gekomen, wordt naar jou een boekingsbevestiging via de e-mail gestuurd.
  • Alleen het aantal deelnemers waarvoor jij de activiteit hebt geboekt mogen meedoen aan de activiteit.
  • Indien jij meer deelnemers laat deelnemen aan de activiteit dan het aantal deelnemers waarvoor jij de activiteit hebt geboekt en deze extra deelnemers niet vooraf meldt aan ons, dan hebben wij het recht een boete aan jou in rekening te brengen van € 200,-. Indien jij het extra aantal deelnemers vooraf aan ons meldt, dan sturen wij een factuur/betaalverzoek voor de vergoeding voor de deelname van deze extra deelnemers.
  • De activiteit start op het tijdstip en de locatie zoals aangegeven in de boekingsbevestiging, tenzij schriftelijk anders is aangegeven of overeengekomen. Als de deelnemers te laat komen, dan kan de speeltijd worden ingekort. Indien de deelnemers meer dan 30 minuten te laat komen, dan behouden wij het recht om te bepalen dat deelname aan de activiteit niet meer mogelijk is, zonder dat jij recht hebt op restitutie van het boekingsbedrag of op een andere vorm van compensatie.
  • De activiteit eindigt zodra de spelbegeleider dat aangeeft of de groep verlaat. Daarna zijn wij niet meer verantwoordelijk voor de begeleiding van de activiteit.
  • Indien een of meerdere deelnemers voortijdig de deelname aan de activiteit beëindigen, dan blijft het volledige boekingsbedrag verschuldigd.

3.1 Jouw verantwoordelijkheden en die van de deelnemers


  • Jij bent er verantwoordelijk voor om ervoor te zorgen dat alle deelnemers in staat zijn om ca. 2 uur door de stad te lopen en jij dient de deelnemers wat betreft gezondheid, conditie en psychische gesteldheid in staat te achten aan de activiteit deel te nemen zonder daarbij zichzelf of anderen in gevaar te brengen. Indien wij van mening zijn dat een deelnemer een gezondheids- en/of veiligheidsrisico is of kan zijn voor de andere deelnemers, dan hebben wij het recht deze deelnemer uit te sluiten van deelname aan de activiteit. In een dergelijk geval blijft het volledige boekingsbedrag verschuldigd.
  • Indien het voor een bepaalde deelnemer risicovol is om deel te nemen aan de activiteit, bijvoorbeeld omdat zijn/haar eigen veiligheid, onze veiligheid of de veiligheid van de andere deelnemers in het gedrang kan komen, dan dien jij de informatie daaromtrent schriftelijk aan ons kenbaar te maken, zoals informatie over eventuele lichamelijke of geestelijke beperkingen van de deelnemer.
  • Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor geschikte kleding en veiligheid en voor het meenemen van benodigdheden voor de activiteit, zoals een flesje water.
  • Wij zijn niet aansprakelijk voor ongelukken of blessures ontstaan tijdens de activiteit of voor schade veroorzaakt door gedrag van deelnemers.
  • De deelnemers zijn te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het naleven van de wet- en regelgeving die van toepassing is op de locatie waar de activiteit plaatsvindt, zoals verkeersregels. Een eventuele boete die een deelnemer ontvangt tijdens de deelname aan de activiteit is voor rekening van de deelnemer en kan niet op ons worden verhaald.

3.2 Onze verantwoordelijkheden


Wij doen er alles aan om de activiteit zo soepel en leuk mogelijk te laten verlopen. Wij zorgen onder andere voor:
  • Goed onderhouden spelmateriaal (zoals camera’s, plattegrond en opdrachtenboekje).
  • Tijdige communicatie bij vragen voorafgaand aan de activiteit.
  • Een duidelijke uitleg van de activiteit vooraf.
  • Enthousiaste begeleiding.
  • Een prettige en verrassende route door de stad.

Wij kunnen niet garanderen dat de activiteit altijd vlekkeloos verloopt – het blijft tenslotte een groepsactiviteit in een openbare omgeving. Maar wij doen ons best om de deelnemers een leuke en goed georganiseerde ervaring te bieden.


4. Aansprakelijkheid en verjaring


Door een boeking te plaatsen, bevestig jij dat jij en alle deelnemers die deelnemen aan de activiteit die jij hebt geboekt op eigen risico deelnemen aan de activiteit. Het wandelen door een stad brengt altijd risico’s met zich mee. Jij en de deelnemers dienen deze risico’s te accepteren.

Wij zijn niet aansprakelijk voor schade ontstaan tijdens de activiteit, tenzij er sprake is van een wettelijke aansprakelijkheid aan onze zijde die niet kan worden uitgesloten. Wij zijn o.a. niet aansprakelijk voor:


  • Schade aan, verlies van of diefstal van eigendommen van deelnemers.
  • Letsel (lichamelijk of mentaal) bij deelnemers of derden. De (medische) kosten, gemiste arbeidsinkomsten, vermindering van levensgenot en overige schade die voortvloeien uit een opgelopen letsel of overlijden voorafgaand, tijdens of na afloop van de deelname aan de activiteit kunnen niet op ons worden verhaald. De deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor het naar behoren verzekeren van kosten en schades die kunnen voortvloeien uit letsel.
  • Schade veroorzaakt door deelnemers aan derden of materialen.
  • Schade door de conditie van wegen en paden waar de activiteit plaatsvindt.

Wij zijn nooit aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde vreugde, gemiste inkomsten, vertragingsschade, arbeidskosten, reputatieschade, bedrijfsschade en opgelegde boetes.

Indien wij aansprakelijk mochten zijn voor enige schade, dan is onze aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat onze verzekeraar uitkeert. Indien de verzekeraar niet uitkeert of wij voor de betreffende schade (nog) niet zijn verzekerd, dan zijn wij enkel aansprakelijk voor directe schade en is onze aansprakelijkheid beperkt, voor zover dat niet in strijd is met een wet waarvan niet kan worden afgeweken, tot het betaalde boekingsbedrag.

Wij raden aan om een passende (reis- en aansprakelijkheids)verzekering af te sluiten.


  • Voor particulieren: De vordering tot schadevergoeding vervalt door verloop van 1 jaar na de aanvang van de dag, volgende op die waarop jij met de schade bekend bent geworden.
  • Voor bedrijven: De vordering tot schadevergoeding vervalt door verloop van 6 maanden na de uitvoering van de activiteit.

5. Spelmateriaal en gebruik


De deelnemers ontvangen onder andere een polaroidcamera, plattegrond en opdrachtenboekje.
  • Bij schade, verlies, diefstal of onvolledige inlevering sturen wij een factuur voor de vervangingskosten. Indien de polaroidcamera vervangen dient te worden, dan zijn de vervangingskosten € 200,-.
  • Het is onder geen enkele omstandigheid toegestaan om spelmateriaal van ons te kopiëren, reproduceren, verspreiden, bewerken of door te verkopen, ongeacht het doel of de vorm. De deelnemers dienen onze auteursrechten altijd te respecteren.
  • Bij overtreding van het hierboven genoemde punt of indien op een andere manier inbreuk wordt gemaakt op onze auteursrechten, dan zijn wij gerechtigd een direct opeisbare boete van € 5.000,- per overtreding in rekening te brengen. Deze boete dient binnen 14 dagen na de factuurdatum volledig te worden voldaan.
  • De prijs voor het winnende team bevat mogelijk alcohol. De deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor verantwoord gebruik.
  • Jij zorgt dat deelnemers onder de 18 geen alcohol nuttigen.

6. Prijzen en betaling


6.1 Prijzen


  • Alle prijzen zijn in euro’s. Voor particulieren zijn de prijzen inclusief btw, voor bedrijven exclusief btw. Dit staat vermeld op de website en in de offerte.
  • Wij behouden ons het recht voor om de prijzen aan te passen. Prijswijzigingen zijn niet van toepassing op reeds bevestigde boekingen.

6.2 Betaling


Voor particulieren:
  • Betaling geschiedt direct bij het boeken via de website of via een gestuurde betaallink, bijvoorbeeld bij het later bijboeken van extra deelnemers.
  • Als de betaling niet is voldaan vóór de activiteit en jij geen gehoor hebt gegeven aan een gestuurde betalingsherinnering, dan hebben wij het recht de boeking te annuleren.
  • Indien jij een aan ons verschuldigd bedrag niet betaalt na een gestuurde betalingsherinnering, dan hebben wij het recht de wettelijke rente voor consumententransacties aan jou in rekening te brengen. Als wij een vordering op jou uit handen geven, dan worden conform de Wet Incassokosten buitengerechtelijke incassokosten aan jou in rekening gebracht.

Voor bedrijven:
  • Indien de boeking tot stand is gekomen door het geven van een akkoord op de offerte, dan wordt voorafgaand aan de activiteit de factuur gestuurd. Deze factuur dient te worden betaald binnen 30 dagen na de factuurdatum.
  • Indien de boeking tot stand komt via de website, dan kan jij kiezen voor betaling via de website of dat een factuur wordt gestuurd.
  • Bij te late betaling volgt een eerste en tweede herinnering. Als betaling daarna nog uitblijft, mogen wij de wettelijke rente voor handelstransacties in rekening brengen.
  • Daarnaast komen gemaakte incassokosten en overige kosten om de vordering te incasseren volledig voor jouw rekening. De buitengerechtelijke incassokosten worden vastgelegd op 15% van het totale boekingsbedrag met een minimum van € 125,- excl. btw.
  • Indien jij van mening bent dat de factuur niet correct is, dan dien jij dat binnen 20 dagen na de factuurdatum schriftelijk aan ons kenbaar te maken.

7. Annulering


7.1 Annulering door jou


De boeking kan niet kosteloos geannuleerd worden. De boeking betreft namelijk een overeenkomst die betrekking heeft op vrijetijdsbesteding op een bepaald tijdstip. Dit betekent dat op basis van de wettelijke uitzondering de overeenkomst niet kosteloos ontbonden kan worden, het zogenaamde herroepingsrecht.


Annuleringen dienen per e-mail naar info@urbanklik.com te worden gestuurd. De annulering gaat in op het moment dat wij de e-mail ontvangen.


Wij zouden het altijd op prijs stellen als jij in plaats van annuleren kiest voor verzetten. Mocht verzetten niet mogelijk zijn, dan worden, ter dekking van reeds gemaakte kosten zoals arbeidstijd voor voorbereiding en administratie, annuleringskosten aan jou in rekening gebracht. Deze annuleringskosten bedragen:


  • Bij annulering langer dan 7 dagen voor aanvang van de activiteit: 20% van het boekingsbedrag
  • Bij annulering 7 dagen of korter en langer dan 48 uur voor aanvang van de activiteit: 50% van het boekingsbedrag
  • Bij annulering 48 uur of korter voor aanvang van de activiteit of bij “no-show”: 100% van het boekingsbedrag.

Indien jij al hebt betaald voor de activiteit, dan wordt het boekingsbedrag min de annuleringskosten binnen 14 dagen na de annulering aan jou terugbetaald.


Indien jij nog niet hebt betaald voor de activiteit, dan wordt een factuur gestuurd voor de annuleringskosten.


7.2. Annulering door ons


Wij doen er alles aan om boekingen volgens afspraak door te laten gaan. In uitzonderlijke gevallen, zoals ziekte of uitval van een medewerker, kan annulering toch nodig zijn. Sinds onze start in 2020 is dit niet voorgekomen, maar wij behouden ons het recht voor om dit te doen wanneer noodzakelijk.


Als een annulering toch aan de orde is, brengen wij jou zo snel mogelijk op de hoogte via e-mail of telefoon. Jij hebt dan de keuze uit:


  • Een kosteloze verplaatsing van de deelname aan de activiteit naar een andere beschikbare datum, of
  • Creditering/terugbetaling van het betaalde boekingsbedrag.

Wij zijn niet aansprakelijk voor andere kosten of schade als gevolg van de annulering.


8. Wijziging


8.1. Wijziging van datum en/of tijdstip


Of het mogelijk is de datum of starttijd van de deelname te wijzigen is afhankelijk van beschikbaarheid. Wij doen ons best om mee te denken, maar kunnen geen garantie geven dat de gewenste wijziging kan worden doorgevoerd. Een verzoek om een wijziging dient via de e-mail naar ons te worden gestuurd: info@urbanklik.com.



Indien een wijziging kan worden doorgevoerd, dan worden de volgende kosten, ter dekking van reeds gemaakte kosten zoals arbeidstijd voor voorbereiding en administratie, aan jou in rekening gebracht:


  • Bij wijziging langer dan 7 dagen voor aanvang van de activiteit: 10% van het boekingsbedrag.
  • Bij wijziging 7 dagen of korter en langer dan 48 uur voor aanvang van de activiteit: 20% van het boekingsbedrag met een minimum van € 50,-.
  • Bij wijziging 48 uur of korter voor aanvang van de activiteit: het is helaas niet meer mogelijk om te wijzigen. De volledige kosten blijven verschuldigd, omdat de voorbereiding dan al volledig is afgerond.

8.2. Wijziging van het aantal deelnemers


a. Voor particulieren:
  • Na bevestiging van je boeking is het helaas niet mogelijk om het aantal deelnemers te verlagen. Je betaalt dus altijd voor het aantal dat je bij de boeking hebt opgegeven, ook als er uiteindelijk minder mensen meedoen.

Ben jij onzeker over het aantal deelnemers, dan raden wij jou aan voor het minimum aantal deelnemers te boeken en later eventueel extra deelnemers bij te boeken.

Indien jij extra deelnemers wilt bijboeken, dan kan jij dat ons zo snel mogelijk laten weten via e-mail. Als er voldoende plek is, sturen wij jou een betaallink voor de extra deelnemers. De betaling daarvan moet uiterlijk vóór de start van de activiteit binnen zijn.


b. Voor bedrijven:
  • Jij boekt voor het op dat moment geschatte aantal deelnemers. Indien het aantal deelnemers wijzigt, dan dien jij het definitieve aantal uiterlijk 5 dagen vóór de activiteit per e-mail aan ons door te geven.
  • Komen er meer deelnemers dan oorspronkelijk geboekt? Geen probleem — mits er genoeg plek is, worden deze extra personen ook meegerekend en gefactureerd.
  • Wil jij het aantal deelnemers verlagen? Dat kan tot maximaal 20% minder dan het oorspronkelijk geboekte aantal. Verlaag jij het aantal deelnemers korter dan 5 dagen voor de aanvang van de activiteit, dan blijft het volledige boekingsbedrag verschuldigd.
  • Als wij geen update ontvangen, gaan wij uit van het aantal deelnemers dat bij de boeking is opgegeven. Dit geldt als het minimale aantal deelnemers dat wij factureren.

9. Overmacht


In uitzonderlijke gevallen kan het voorkomen dat wij de activiteit niet (volledig) kunnen uitvoeren door omstandigheden die buiten onze invloed liggen. Het is aan ons om te bepalen of er sprake is van een omstandigheid waardoor het doorgaan van de activiteit niet verantwoord en/of niet mogelijk is of kan zijn dan wel waardoor het bereiken van het startpunt lastig is of kan zijn. Denk bijvoorbeeld aan:


  • Extreem slecht weer.
  • Overheidsmaatregelen of pandemieën.
  • Storingen in openbaar vervoer of communicatie.
  • Rellen of een andere gevaarlijke situatie in of rondom de locatie waar de activiteit plaatsvindt.
  • Stakingen, zoals stakingen in of rondom de locatie waar de activiteit plaatsvindt of vervoersstakingen.
  • Ziekte of familieomstandigheden, zoals overlijden van een naaste, van de spelbegeleider.
  • Beperkingen die door de overheid worden ingesteld, zoals in het geval van een pandemie of (dreigende) oorlog of terrorisme.

In zulke gevallen spreken wij van overmacht. Wij nemen dan zo snel mogelijk contact met jou op en doen ons uiterste best om samen tot een oplossing te komen. Jij hebt dan de keuze uit:


  • Een kosteloze verplaatsing van de deelname aan de activiteit naar een andere datum, of
  • Creditering/terugbetaling van het betaalde boekingsbedrag

Wij zijn in deze situaties niet aansprakelijk voor eventuele bijkomende schade of kosten.


10. Privacy


Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Voor meer informatie over het door ons verwerken van persoonsgegevens kan jij onze privacyverklaring raadplegen, zie www.urbanklik.com/privacy-policy.


11. Klachtenprocedure


Wij doen er alles aan om de ervaring van de deelnemers positief te maken en om de activiteit goed te laten verlopen. Mocht er toch iets niet helemaal goed zijn gegaan, laat het ons dan vooral weten.


  • Stuur jouw klacht binnen 7 dagen na de activiteit naar info@urbanklik.com.
  • Wij reageren binnen 7 dagen met een reactie of voorstel om het op te lossen.


12. Toepasselijk recht en geschillen


Op deze algemene voorwaarden, op de boeking en op de offerte is Nederlands recht van toepassing.


Eventuele geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Utrecht.


Voor particulieren:
Jij hebt de mogelijkheid binnen 1 maand nadat wij schriftelijk een beroep hebben gedaan om het geschil voor te leggen aan de rechter in Utrecht om voor beslechting van het geschil voor de volgens de wet bevoegde rechter te kiezen.



13. Wijziging van de algemene voorwaarden


Wij kunnen deze algemene voorwaarden wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op de website. Van toepassing is de versie van de algemene voorwaarden zoals die gold op het moment van de totstandkoming van de boeking.


📵 Completely offline 🙋‍♀️ Personal guidance Instant booking